De Begrotingsapplicatie van Infotopics Onderwijs
Infotopics Onderwijs stelt met haar beproefde begrotingsapplicatie ruim 180 besturen al 20 jaar in staat om eenvoudig een integrale meerjarenbegroting en formatieplanning op te stellen. Op deze manier wordt begroten makkelijk, intuïtief en veilig. Zo worden de juiste beslissingen om nóg beter onderwijs te kunnen bieden gewaarborgd. Geen ingewikkelde Excel-sheets meer die foutgevoelig en onoverzichtelijk zijn. Wél een transparante, veilige, overzichtelijke en flexibele oplossing die naadloos integreert met je managementinformatie. Daarnaast kun je ook makkelijk verantwoording afleggen met een onderbouwd overzicht.
Een goede begroting houdt rekening met externe omstandigheden. Daarom wordt er naast alle bekende bronsystemen voor financiën en personeel ook relevante openbare data toegevoegd zodat je altijd “in control” bent. Nu en in de toekomst.
Van beleid naar begroting
In een onderwijsorganisatie is het een uitdaging om tijd en geld op de juiste manier in te zetten, zodat ze effectief worden besteed aan het onderwijsproces en zo min mogelijk aan ondersteunende processen. Om dit goed te beheren, is het belangrijk om een goede en efficiënte begroting te hebben. Om een goede begrotingscyclus optimaal te ondersteunen is de begrotingsapplicatie op een dusdanige manier ingericht dat het proces van het opstellen van een begroting volledig wordt ondersteund.
De belangrijkste kenmerken van de Infotopics Onderwijs Begrotingsapplicatie
Voor de eindgebruikers
- De applicatie is ontworpen om alle type eindgebruikers, directeuren, bestuurders, HR medewerkers, controllers en beheerders gemakkelijk te laten werken met de begroting en hen direct inzicht te geven in het effect van wijzigingen, zoals configuratieaanpassingen, leerlingaantallen en formatieregels;
- Real-time berekeningen (loonkosten, bekostigingsregels etc.);
- Er kan eenvoudig worden gewerkt met meerdere versies van de meerjarenbegroting om het effect van “what-If” scenario’s door te rekenen;
- De applicatie biedt uitgebreide analysemogelijkheden op alle niveaus:
- Geconsolideerd en op begrotingsniveau;
- Top down-analyse (bijvoorbeeld vanaf loonkosten op bestuursniveau tot de looncomponenten van medewerkers);
- Uitgebreid te filteren op kostenplaats/ personeel, materieel bekostigd/ privaat, publiek geldstroom/ projecten;
- Te analyseren op zowel kalenderjaar als schooljaar.
- Brongegevens zijn op eigen verzoek te verversen;
- Alle onderdelen van de meerjarenbegroting kunnen geëxporteerd worden in verschillende formats (zoals Excel, CSV, AFAS inleesformaat of Word). Daarnaast is er ook mogelijkheid om de gegevens rechtstreeks door te zetten naar de DaaS oplossing van Edutopics: Monitoring & Analyse.
Voor de organisatie
- De applicatie wordt aangeboden als een web gebaseerde, browseronafhankelijke SaaS-oplossing, waardoor de organisatie volledig ontzorgd wordt;
- De applicatie kan volledig worden aangepast aan specifieke behoeften, zodat deze perfect aansluit op een uniforme organisatiestructuur;
- De applicatie is bronsysteem onafhankelijk;
- Bronsystemen worden gekoppeld aan deze uniforme organisatiestructuur zodat verschillen in de organisatiestructuur
binnen financiële- en personele bronsystemen geen problemen opleveren; - Er is een uitgebreide module beschikbaar waarmee rollen en permissies binnen de applicatie kunnen worden vastgelegd. Hiermee kunnen gebruikers gemakkelijk aan rollen worden gekoppeld.
Specifieke onderdelen
Leerlingen & bekostiging
- Leerlingen kunnen ingelezen worden vanuit de meest recente telgegevens van DUO;
- Rijksinkomsten worden automatisch conform de bekostigingsregels berekend aan de hand van de leerling prognose en de bijbehorende te configureren rekenregels;
- Middels een uitgebreide allocatiemodule is het mogelijk om te bepalen waar (onderdelen van) de bekostiging per vestiging terecht komt;
- Standaard wordt de PO en VO bekostiging ondersteund, optioneel is het ook mogelijk om SO en (V)SO bekostiging toe te voegen.
Formatie & loonkosten
- Loonkosten worden automatisch berekend op basis van het formatieplan en de geconfigureerde CAO;
- Middels een uitgebreide allocatiemodule is het mogelijk om te bepalen waar (onderdelen van) de loonkosten per kostenplaats terecht komt. Je kunt kiezen om de toewijzing te baseren op werkelijke loonkosten of op basis van Fulltime Equivalenten (FPE) of Gewogen Leerlingenequivalenten (GLE);
- Onderverdelen van individuele formatieregels in taken, waarbij de werktijdsfactor verdeeld kan worden, om inzicht te geven in bijvoorbeeld de werkelijke lesgevende formatie.
Investeringen & afschrijvingen
- Op basis van de investeringen worden de afschrijvingskosten berekend;
- Optioneel kunnen ook vervangingsinvesteringen worden opgenomen in de berekening van afschrijvingskosten;
- Er kunnen meerjaren onderhoudsplanningen worden ingelezen zodat deze plannen/ investeringen worden opgenomen in de begroting.
Overige baten & lasten
- Er zijn referentiegegevens beschikbaar die geraadpleegd kunnen worden, waardoor je vergelijkingen kunt maken met voorgaande jaren. Zowel de begroting als de werkelijke resultaten kunnen worden meegenomen in deze vergelijking.
Extra modules (optioneel)
- Word rapportages: om verschillende stakeholders (zoals MR en RvT) te informeren is het mogelijk toelichting te geven bij gegenereerde grafieken en tabellen over verschillende thema’s (meerjarenbegroting, leerlingen, formatie, investeringen/afschrijvingen), deze toelichting, grafieken en tabellen kunnen vervolgens naar Word geëxporteerd worden;
- Budgettering: middels verschillende budgetmethodes kunnen er zowel personele als materiele budgetten worden toegekend aan kostenplaatsen en tegengeboekt worden op bijvoorbeeld de bovenschoolse kostenplaats. Voorbeelden van deze budgetmethodes zijn staffelbedragen op basis van leerlingen / fte’s, bedrag per m2 en een bedrag per fte, fpe / gle budgetten;
- Fusies: berekenen van veranderingen in bekostiging door het doorvoeren van fusies en opheffingen van vestigingen;
- Bestuursformatieplan: het opstellen van een extra Word rapportage op bestuursniveau op basis van eigen analyses (die als plaatjes in Word worden toegevoegd) die input geven aan formatieplanningsproces voor het aankomende schooljaar;
- Continuïteitsparagraaf: op basis van een versie van de meerjarenbegroting kan er een meerjarenbalans en kasstroomoverzicht worden gemaakt;
- Liquiditeitsprognose: op basis van actuele realisatiegegevens een liquiditeitsprognose maken voor het komende jaar op basis van onder andere betalingsritmes.