Stichting Quadraam stuurinformatie: van databedreven naar inzicht gedreven
De Gelderse onderwijsgroep Quadraam is een onderwijsbestuur met bijna 1.500 medewerkers. Zij biedt 12.800 leerlingen onderwijs aan op 14 scholen in de regio’s Arnhem, de Liemers en Overbetuwe. Quadraam wil leerlingen kansen bieden voor de wereld van morgen en doet dit door continu te werken aan de prestaties en onderwijskwaliteit van haar scholen.
Om deze ambities te kunnen verwezenlijken, werkt Quadraam met beslissingsondersteunende informatie gebaseerd op data uit verschillende bronsystemen. Lees in deze case hoe Infotopics Onderwijs dit mede mogelijk maakt.
Doelstelling
Een managementinformatie-oplossing ontwikkelen en implementeren om onderbouwd beslissingen te nemen
Aanpak
Implementeren en inrichten van datawarehouse, dashboards, training en opleiding voor self-service analytics
Infotopics Onderwijs support
Data consultants, data architecten, data trainers, projectmanagers en customer success
Software
PowerBI, Matillion, Snowflake, Infotopics Onderwijs applicaties
Databedreven werken om prestaties en onderwijskwaliteit te verbeteren
Businesswaarde creëren door te werken op basis van data met een managementinformatie-oplossing, dat was de opdracht die Quadraam in 2021 bij Infotopics neerlegde.
- Eén platform waaraan verschillende databronnen worden gekoppeld om in te werken;
- Gebruiksvriendelijke en begrijpelijke dashboards voor iedere doelgroep;
- Geautoriseerd voor leidinggevenden en medewerkers en het Centraal Bureau Quadraam (stafbureau) die zelf toegang tot relevante data hebben;
- Optimaliseren en automatiseren van processen;
- Gebaseerd op betrouwbare data, in dienst van de doelstelling.
Dit vanuit een centrale omgeving, zodat de informatie voor geautoriseerde gebruikers eenvoudig te vinden is en iedereen werkt met dezelfde data: van schooldirecteur, Kwaliteit en HR tot Finance.
“Doorslaggevend in onze keuze voor Infotopics Onderwijs, waren de technologische mogelijkheden en wendbaarheid van de oplossingen”
Hans de Reus, directeur HRM bij Stichting Quadraam
Onze aanpak: van technische implementatie tot het meenemen van eindgebruikers
We startten onze samenwerking met Stichting Quadraam met het in kaart brengen van alle behoeften, zodat we de nieuwe architectuur konden bepalen voor het te ontwikkelen dataplatform. De doelen bestonden o.a. uit het verzamelen van data uit meerdere bronnen in één omgeving, deze data beschikbaar stellen voor verschillende rollen en het inzichtelijker en efficiënter maken van bestaande processen.
De centrale omgeving waarin iedereen moet kunnen werken, diende te voldoen aan enkele voorwaarden:
- Koppelingen met meerdere bronsystemen, zoals AFAS.
- Het platform moet configureren met de Azure-omgeving bij Quadraam en zoveel mogelijk gebaseerd zijn op Microsoft-standaarden.
- Er moet zorg worden gedragen voor een optimale beveiliging.
- Quadraam moet in staat zijn om zelf te monitoren op de juiste verwerking van (bron)gegevens.
- Het dataplatform moet ontwikkeld worden in de huisstijl van Quadraam.
Samen stemden we een plan van aanpak af op basis van verschillende fases, zoals het inrichten van de projectorganisatie, samenwerkingsafspraken en de planning van activiteiten.
Fase 1: Implementatie Edutopics oplossing
Om alle data in één overzichtelijk portaal te ontwikkelen, was de eerste stap het installeren van de beheerapplicatie voor Stichting Quadraam. Hierbij is gezamenlijk de organisatiestructuur bepaald en besloten welke gebruikers toegang kregen tot welke informatie.
Vervolgens kon hierop onze Edutopics oplossing aangesloten worden. Edutopics is een gebruiksvriendelijk analytics- en BI-oplossing die bedoeld is om directeuren, bestuurders en domeinexperts in het onderwijs te helpen onderbouwd beslissingen te laten nemen.
De Edutopics oplossing is gekoppeld aan de Quadraam Sharepoint-omgeving, zodat gebruikers in een vertrouwde omgeving werken waarin ook links naar andere applicaties te vinden zijn. Alles centraal op één plek: dat maakt het werken met data wel zo gemakkelijk.
Fase 2: Dashboardtemplates implementeren
Infotopics Onderwijs levert standaard templates voor dashboards, zodat onze klanten snel en eenvoudig aan de slag kunnen met eigen data. Deze dashboards voldoen allemaal aan de volgende criteria:
- Analytische dashboards zijn vanuit één omgeving beschikbaar
- Beschikbaar op verschillende apparaten en besturingssystemen
- Conform huisstijl
- Mogelijkheid om zelf rapportages op te stellen
- Snel werkend en weinig laadtijd
Voor Quadraam richtten we deze standaard templates in zogenoemde ‘werkruimtes’ in PowerBI in in de huisstijl van Quadraam, zodat de gebruikers snel kunnen vinden waar ze naar op zoek zijn.
De volgende domeinen dienden, met mogelijkheid tot inzicht op het laagste detailniveau, geïmplementeerd te worden in de Edutopics omgeving voor Quadraam:
- Financiën, met thema’s als exploitatieoverzicht, balans, investeringen en projectuitputting.
- HRM, met thema’s als personele bezetting, verzuim, opleiding en bevoegdheden.
- Onderwijskwaliteit- en tevredenheid, met thema’s als onderwijsresultaten VO en tevredenheid ouders en leerlingen.
“Mijn advies aan andere onderwijsinstellingen die aan de slag gaan met data? Zorg ervoor dat interne processen op orde zijn. Elk dashboard dat ontwikkeld wordt heeft implicaties op processen die erachter zitten.”
Hans de Reus, directeur HRM bij Stichting Quadraam
Fase 3: Training en opleiding voor eindgebruikers
Implementatie en het embedden van een databedreven manier van werken bij een onderwijsinstantie valt of staat met het meenemen van de eindgebruikers. Denk aan training en opleiding, maar ook aan het inrichten van een interne community waarin best practices worden gedeeld en collega’s elkaar onderling kunnen helpen.
Support hiervoor bieden wij aan via onze eigen Academy, met gecertificeerde trainers die gespecialiseerd zijn in het opleiden van medewerkers in het onderwijs. Onze trainingen hebben zich in eerste instantie gefocust op beheerders en ontwikkelaars van het dataplatform en de dashboards, later op de overige groep eindgebruikers.
Activiteiten tijdens deze fase voor Stichting Quadraam:
- Opleiden van beheerders en thema key-users, zoals HRM, Financiën en Onderwijskwaliteit.
- Trainen van gebruikers: alle thema key-users. Deze gebruikers werden specifieker getraind in de voor hen relevante thema’s en de bijbehorende datamodellen en templates.
- Beschikbaar stellen van instructievideo’s van Infotopics Onderwijs. Hiermee zijn eindgebruikers altijd in staat om even terug te lezen hoe de dashboards ook alweer werken en met welke vragen hiermee beantwoord kunnen worden.
Fase 4: Support en doorontwikkeling platform
Ons onderwijsteam is op werkdagen beschikbaar voor alle vragen met betrekking tot de activiteiten die binnen het onderhoud en beheer van het platform vallen. Dit geldt voor al onze klanten. Daarnaast dragen wij zorg voor het beheer van het dataplatform door hier o.a. controles en updates in uit te voeren.
Speciaal voor al onze Edutopics gebruikers hebben we daarnaast een gebruikersgroep opgezet die meedenkt over het verbeteren en uitbreiden van het platform. Dit is ook een plek waar kennis en ervaring wordt uitgewisseld, win-win dus.
Resultaten Stichting Quadraam
Dankzij de oplossing van Infotopics heeft Stichting Quadraam binnen twee jaar tijd het volgende kunnen realiseren:
Eén centrale plek waarin alle eindgebruikers beslissingsondersteunende informatie kunnen vinden, gebaseerd op data
14 scholen werken data geïnformeerd in 2 jaar tijd
Meer dan 120 eindgebruikers maken gebruik van het dataplatform
Schooldirecteuren van scholen aangesloten bij Stichting Quadraam hebben snel en gemakkelijk inzicht in data over verschillende domeinen voor hun school
Het vervolg op dit traject? Stichting Quadraam staat voor een professionele organisatie en excellent werkgeverschap en wil hierin een vernieuwende rol vervullen. Dat vraagt om continue innovatie en optimalisatie. Op deze manier blijft Quadraam voorop staan als het gaat om kwalitatief hoogwaardig voortgezet onderwijs.
Meer weten over deze case of benieuwd naar wat wij voor jouw onderwijsinstelling kunnen betekenen? Neem contact op met Loes Rouwhorst.