In de wereld van onderwijsinstellingen speelt begrotingsplanning een cruciale rol bij het realiseren van een effectieve financiële strategie. Traditionele methoden, zoals het gebruik van spreadsheets, blijken echter vaak inefficiënt en kunnen leiden tot fouten en frustraties. Infotopics heeft een innovatieve oplossing beschikbaar die de manier waarop begrotingen worden opgesteld en beheerd volledig transformeert: de begrotingsapplicatie. In deze blog neem ik, Jaap Bouma, jullie mee in de 5 belangrijkste voordelen die de Begrotingsapplicatie te bieden heeft.
1. Grip op je proces
Het begrotingsproces kan complex en tijdrovend zijn, vooral als verschillende belanghebbenden betrokken zijn. Met de begrotingsapplicatie wordt het proces gestroomlijnd en gecentraliseerd. Bestuurders hebben real-time controle over het proces en kunnen de geld- en kostenverdeling bepalen.
Door alles in één applicatie op één plek te hebben, kunnen beleidsbeslissingen eenvoudig worden toegepast op de begroting. Directeuren kunnen de begroting invullen en ermee aan de slag gaan, terwijl de bestuurder overzicht behoudt. Dit zorgt voor een gestroomlijnd proces en duidelijke communicatie tussen alle betrokken partijen.
2. Minder fouten
Het gebruik van spreadsheets voor begrotingen kan tot fouten leiden, vooral wanneer er meerdere versies in omloop zijn. Met de begrotingsapplicatie behoren foutgevoelige spreadsheets tot het verleden. In plaats daarvan werkt iedereen in dezelfde applicatie, waardoor de kans op fouten aanzienlijk wordt verminderd. Met real-time updates en versiebeheer is het gemakkelijk om wijzigingen bij te houden en eventuele fouten te corrigeren. Dit leidt tot nauwkeurigere begrotingen en meer vertrouwen in de financiële gegevens.
3. Transparantie
Transparantie is van essentieel belang bij het opstellen en beheren van begrotingen. Met de begrotingsapplicatie werkt iedereen in dezelfde omgeving en kijkt naar dezelfde cijfers. Het systeem biedt een duidelijk overzicht van de status van het begrotingsproces, afhankelijk van de rol van de gebruiker. Rollen kunnen worden gedefinieerd, zodat elke gebruiker de juiste rechten heeft om te lezen, schrijven of beheren op specifieke onderdelen van de applicatie. Dit zorgt voor een gestructureerde en transparante workflow, waarin iedereen gemakkelijk zijn taken kan uitvoeren en de voortgang kan volgen.
4. Efficiëntie
Met de begrotingsapplicatie begin je nooit helemaal opnieuw. Het systeem biedt een geïntegreerde aanpak, waarbij gegevens automatisch worden gekoppeld aan je bronsysteem. Of het nu gaat om het aantal leerlingen, docenten of andere relevante gegevens, de begrotingsapplicatie haalt automatisch de benodigde informatie op. Dit bespaart tijd en minimaliseert handmatige fouten bij het overzetten van gegevens.
Bovendien biedt de applicatie de mogelijkheid om vergelijkende cijfers te laden, waardoor je gemakkelijk kunt analyseren en controleren of de begrote bedragen realistisch en accuraat zijn.
5. SaaS-applicatie, compleet verzorgd in backup
Last but not least, de begrotingsapplicatie is een Software-as-a-Service (SaaS) oplossing die volledig wordt beheerd en onderhouden door Infotopics. Dit betekent dat je je geen zorgen hoeft te maken over het installeren van software, licenties of technische infrastructuur.
De applicatie is direct toegankelijk via elke browser, waardoor het gebruiksgemak voor eindgebruikers wordt gemaximaliseerd. Bovendien worden regelmatige back-ups en beveiligingsmaatregelen verzorgd door Infotopics, waardoor je gegevens veilig en altijd beschikbaar zijn.
Conclusie
De begrotingsapplicatie biedt onderwijsinstellingen vijf belangrijke voordelen: grip op het proces, minder fouten, transparantie, efficiëntie en naadloze integratie met het bronsysteem. Door gebruik te maken van deze innovatieve SAAS-oplossing kunnen onderwijsinstellingen hun begrotingsprocessen optimaliseren en de financiële planning naar een hoger niveau tillen.
Wil je zelf ervaren hoe de begrotingsapplicatie jouw onderwijsinstelling kan helpen grip te krijgen op je begrotingsproces en efficiëntie te bereiken?
